Rechnungen aus E-Mail, Upload oder Scan werden ausgelesen, dem passenden Vorgang zugeordnet und freigabefertig vorbereitet. Die KI liest und schlägt vor – freigegeben wird im Unternehmen.
Statt Rechnungen einzeln zu öffnen, abzutippen und zuzuordnen, landen sie als vorbereiteter Vorgang im Prüflauf – mit erkannten Beträgen, Lieferant und Zuordnung.
Belege werden aus E-Mail, Upload oder Scan ausgelesen: Lieferant, Betrag, Datum und Positionen werden erkannt und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Im internen Abgleich – wie in unserer eigenen Buchhaltung erprobt – sehen Sie Abweichungen sofort und geben nur noch frei, statt jeden Beleg von Hand zu erfassen.
Lieferantenrechnungen automatisch dem Wareneingang und der richtigen Bestellung zuordnen.
Material- und Zuliefererrechnungen mit Aufträgen abgleichen, bevor sie freigegeben werden.
Ersatzteil- und Lieferantenrechnungen sauber den offenen Service-Aufträgen zuordnen.
Kurz erklärt
NEXIT erfasst Rechnungen aus E-Mail, Upload oder Scan, liest relevante Werte mit OCR und KI aus, prüft definierte Regeln und bereitet die Freigabe vor. Unsichere Felder und Abweichungen werden sichtbar zur Kontrolle vorgelegt. Erst nach fachlicher Freigabe erfolgt die bestätigte Übergabe an die Buchhaltung; die KI bucht und bezahlt nicht selbstständig.
Ablauf unverbindlich prüfenGeeignet für
Vorher / Nachher
Mitarbeiter tippen Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Referenzen ab und suchen den passenden Auftrag.
Freigaben werden per E-Mail nachverfolgt; Dubletten oder Übergabefehler fallen spät auf.
Original, gelesene Werte, Prüfergebnisse und Freigaben bleiben unter einer Vorgangs-ID verbunden.
Unklare Zuordnungen werden als Aufgabe behandelt; nur bestätigte Übergaben erreichen den erledigten Status.
Prozess
Nachrichten und Anhänge werden mit Quelle und Zeitstempel übernommen; Dubletten bleiben erkennbar.
OCR und KI lesen Kopf- und Positionsdaten. Unsicherheit wird markiert, nicht als sicherer Wert versteckt.
Rechenprüfung, Referenzen, Betragsgrenzen, Vertretungen und Ausnahmen steuern die nächste Aufgabe.
Belegbild und strukturierte Daten gehen an das Zielsystem. Dessen Antwort entscheidet über Erfolg oder Fehlerstatus.
Praxisbeispiel
Belege aus mehreren Postfächern mussten gesucht, zugeordnet und per Rückfrage freigegeben werden.
Originale, Extraktion, Regelprüfung und Freigabestatus wurden in einem Vorgang verbunden.
Unklare Werte werden gezielt geprüft; eine technische Übergabe gilt erst nach Bestätigung als abgeschlossen.
Schnittstellen & Einführung
Für den Rechnungseingang binden wir die tatsächlich genutzten Postfächer, Belegquellen und Buchhaltungsschnittstellen ein. Vorab wird geprüft, welche API oder welches Importformat das Zielsystem verlässlich unterstützt.
Der Pilot startet mit ausgewählten Belegarten oder Lieferanten. Zwei bis vier Wochen echte Dokumente zeigen, wo Zuordnung und Regeln nachgeschärft werden müssen. Rollen und Zugriffe berücksichtigen, dass Rechnungen Personen-, Konto- und Leistungsdaten enthalten.
Häufige Kundenfragen
Die Qualität hängt von Layout und Belegqualität ab. Deshalb liefert die Erkennung Werte mit Prüfstatus. Unklare Felder werden markiert; rechnerische Regeln und Stammdatenabgleich ergänzen die KI. Entscheidend ist der sichere Ausnahmeprozess, nicht eine pauschale Prozentzahl.
Ja, über Kombinationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Die konkrete Regel wird an Ihre Daten angepasst. Verdächtige Treffer werden zur Prüfung vorgelegt, statt einen Beleg ungeprüft zu löschen.
Freigaben können von Betrag, Gesellschaft, Projekt, Kostenart oder Abweichung abhängen. Rollen, Vertretungen und Eskalationen werden sichtbar dokumentiert. Die fachliche Entscheidung bleibt bei den von Ihnen definierten Personen.
Das wird anhand der verfügbaren API, Importformate und Ihres Prozesses geprüft. Wir versprechen keine Schnittstelle ohne technische Verifikation. Falls nur Dateiexporte möglich sind, wird auch deren Bestätigung und Fehlerbehandlung sauber gestaltet.
Ein abgegrenzter Pilot kann in wenigen Wochen nutzbar sein. Belegvarianten, Freigabelogik, Stammdatenqualität und Schnittstelle bestimmen den Aufwand. Nach dem Pilot werden weitere Gesellschaften oder Belegarten schrittweise ergänzt.
Gutschriften, Teilrechnungen, fremde Währungen, fehlende Referenzen oder unlesbare Anhänge erhalten eigene, sichtbare Prüfwege. Sie werden nicht in eine Standardlogik gezwungen. Im Pilot sammeln wir reale Ausnahmen, bestimmen zuständige Rollen und dokumentieren, wann eine manuelle Korrektur zulässig ist. Jede Änderung am erkannten Wert bleibt am Vorgang nachvollziehbar. So wächst die Automatisierung kontrolliert, ohne seltene Fälle fälschlich als normale Rechnung zu verbuchen.
Unverbindlicher Effizienzcheck
Wir betrachten einen konkreten Ablauf, seine Ausnahmen und die vorhandenen Systeme. Danach wissen Sie, ob und wie sich der nächste Schritt lohnt.
